TænkeTanken

Skrevet af Sune Thor Olsen, Udviklingskonsulent og projektleder, Center for Ældre, Slagelse Kommune

Slagelse Kommunes TænkeTank (sommeren 2007 - efteråret 2009)

August 2007: samtlige social- og sundhedshjælpere og assistenter blandt kommunes i alt 1700 medarbejdere på Ældreområdet kunne melde sig frivilligt til at blive 1 af max. 20 TænkeTank medlemmer. 25 meldte sig, og 20 blev fundet ved lodtrækning. På baggrund af oplægget: "Hvad vil gøre jer gladere for at gå på arbejde?", udviklede TænkeTanken 10 guldårer (10 indsatsområder) og målet om, at Slagelse Kommunes Center for Ældre skal blive Danmarks bedste arbejdsplads. Over to præsentations- og feedbackrunder, december 2007 og januar 2008, hvor ledere, politikere og pressen deltog, blev TænkeTankens 10 guldårer præsenteret og kendt i Kommunen, herunder blandt medarbejderne.

Tænketanken fik sin egen styregruppe, 10 guldårer blev reduceret til 9, idet 2 guldårer blev sammenlagt og samtidig svandt Tænketankens medlemmer ind til 10 medlemmer.

I foråret 2008 blev der nedsat 9 arbejdsgrupper (èn for hvert indsatsområde / guldårer) med i alt 90 medarbejdere. Arbejdsgrupperne, der arbejdede målrettet med hvert sit indsatsområde, var sammensat af alle faggrupper i hele organisationen under Center for Ældre. Der blev gjort meget for at få alle faggrupper frivilligt i spil, og tilslutningen fra organisationen var stor.
Strejken og sommerferien gjorde, at de næste etaper i processen først blev indledt efteråret 2008. Processen blev sat i gang med den ambitiøse "Tour de Slagelse", hvor de oprindelige TænkeTank medlemmer besøgte samtlige afdelinger i Center for Ældre for at give begejstring og viden videre til kollegerne.

Samtidig begyndte alle personalegrupper i organisationen at drøfte og udfylde nogle på forhånd udarbejdede skemaer på deres P-møder. De skulle forholde sig til TænkeTankens 9 temaer, som blandt andet var "god intern dialog", "sammenhold gennem fælles oplevelser" & "god kommunikation til medier og samfund", alle temaer som medarbejderne i den oprindelige TænkeTank selv havde formuleret. Målet med organisationens lokale drøftelse af temaerne var at få TænkeTankens ide om større glæde på arbejdspladsen forankret ved at få hver enkelt medarbejder til at forholde sig aktivt til temaerne.

I slutningen af oktober 2008 skulle de relevante ledere for personalegrupperne sende deres gruppes bud og ideer ind til netop den arbejdsgruppe, der arbejdede med relevante tema. Hele organisationens samlede ideer ramte arbejdsgrupperne på deres 3 møde. På den måde blev det opnået:

1. At hele organisationen fik drøftet TænkeTank temaerne (hvad giver mening for hver enkelt medarbejder og dennes lokale gruppe (forankring)

2. At hele organisationen sendte forslag ind til arbejdsgrupperne (indflydelse / inddragelse)

3. At arbejdsgrupperne fik yderligere inspiration til deres arbejde fra alle deres kolleger

Der blev afviklet 4 møder a‘ 3 timer til Arbejdsgruppernes konkretisering og videreudvikling af de oprindelige guldårer fra de 20 medarbejdere i TænkeTanken. Til alle 4 møder blev der udarbejdet fast dagsorden, der blev ledt af 9 tovholdere (ledere). Disse 9 tovholdere fik på et sparringsmøde forholdt sig til dagsordenerne og har påvirket udformningen. De faste dagsordener styrede de 9 arbejdsgrupper fra: "lær hinanden at kende" til "det færdige produkt".

Arbejdsgruppernes færdige produkt var maksimalt 3 aktivitetsforslag, der koster noget ud over rammen (eks. gratis frugt) og 3 aktivitetsforslag der ikke koster noget ud over rammen (eks. husk at sig godmorgen).

Da de 9 arbejdsgrupper havde indstillet de i alt 43 aktivitetsforslag blev der udarbejdet et katalog, der blev sendt i høring i alle personalegrupper og MED-sektor i Center for Ældre.
På den måde optimeredes sandsynligheden for lokal forankring, da alle kunne byde ind på, hvad der, af de foreslåede aktiviteter, gav mest mening for netop dem - derudover blev det tilstræbt at honorere de lokale ønsker med henblik på at sikre større tilfredshed.

TænkeTankprocessen har blandt andet været repræsenteret ved Det Sociale Topmøde i Ålborg 2008. Alle arbejdsgruppernes 90 medlemmer blev sat i gang på Kick Offmøde i september 2008, hvor sammenhold og fælles afsæt, var på tapetet. Derudover deltog TænkeTanken på workshop den 18. november 2008 på KL og FOA‘s konference om medindflydelse på eget arbejde i Ældreplejen, Til FOA og Videncenter for Arbejdsmiljøes konferencer og er også at finde på personalepolitisk messe, hvor det for Slagelse kommune gælder om at formidle det gode budskab om hvad medarbejderindflydelse kan føre til

Alle 41 ledere i Center for Ældre afsatte i november 2008 tid til at prioritere arbejdsgruppernes 43 aktivitetsforslag med deres medarbejdere. Opgaven var at gennemgå forslagene og give det enkelte forslag høj, mellem eller lav prioritet. Det blev af styregruppe og SektorMED afgjort, at de 20 aktivitetsforslag, som alle medarbejderne i organisationen havde stemt på, skulle være omdrejningspunkterne for den kommende tids arbejde i TænkeTankregi. De 20 forslag blev lagt sammen til 11, da flere var enslydende og talte forslag som, "Intern Vikarløsning", "KickStart for alle medarbejdere" "medindflydelse på eget arbejde", "faglige temadage", "introduktionskursus for nye medarbejdere" m.fl.

De 6 højest prioriterede – viste sig at være bløde forslag som:
• Anerkendelse
• Drage omsorg
• Lytte & forstå
• Nærvære / ledelse
• Godmorgen/farvel (udvise respekt)
• Medindflydelse

Det blev besluttet at disse 6 temaer skulle være dem, organisationen skulle arbejde intenst med, hen over 2009. Udvalget for Social og Omsorg godkendte alle indstillingerne.

De 6 bløde TænkeTanktemaer blev parret med flere andre forslag, som ønsket om ”sociale arrangementer”, ”faglige temadage” mv. - og med udgangspunkt i den foreløbige kulmination for TænkeTankprocessen - en storstilet KickStart for alle 1700 medarbejdere i Center for Ældre. I forbindelse med Kickstarten, kaldet: "Danmarkshistoriens største KickStart på Ældreområdet", skulle de 6 temaer være omdrejningspunktet for det videre lokale arbejde ude i afdelingerne i Center for Ældre.

KickStarten havde primært 2 formål.

1. Med ambitiøse brug af kendte kunstnere, røde løbere, flag Alléer og gaver til alle, samt et budget på over 1,5 mio. kr. skulle KickStarten forsøge, ikke blot at tale om, men også at vise medarbejderne anerkendelse, omsorg og respekt mv.

2. KickStarten skulle på den faglige side, printe vigtigheden af de 6 begreber ind i bevidstheden på medarbejderne, sætte dem på dagsordenen og KickStarte alle medarbejdere til at returnere til deres arbejdsplads og arbejde intenst med temaerne, som de selv har
formuleret, selv prioriteret og nu selv skulle arbejde videre med.

KickStarten var den foreløbige kulmination på 1½ års arbejde. Foruden KickStarten er der sat et hav af andre ting i gang som følge af TænkeTankens og medarbejdernes egne ønsker: Her skal nævnes et Internt Vikarbureau, Oprettelsen af Ambassadørkursus, 500.000 kr. til faglige temadage, fælles frokostarrangementer, øget medindflydelse og fleksibilitet på vagtplanerne etc. etc. TænkeTankarbejde og hele processen blev foreviget med portrætter og gennem øjnene på de tilbageværende 9 TænkeTank-medlemmer og andre personer, der har spillet en afgørende rolle i processen. Bogen blev delt ud til alle 1700 medarbejdere til en event i juni 2009, ligesom FOA deler bogen ud på alle deres konferencer. Bogen har skabt opmærksomhed på Christiansborg, i KL og i de faglige organisationer, ligesom en del større kommuner, Århus og Gladsaxe m.fl. har vist stor interesse for bogen og processen, som de vil lade sig inspirere af.

KickStarten er blevet fulgt op af to sideløbende projekter, der skal skulle sætte KickStartens temaer på dagsordenen og blive hverdag i hele organisationen.

Opfølgning - volume 1, april 2009: "Heavy Rotation" går ud på, at de 6 KickStarttemaer skal rotere rundt i organisationen frem til nytår 2010. Personalegrupperne skal drøfte og forpligte sig over for den betydning af temaerne som den enkelte personalegruppe når til enighed om på et personalemøde. Herefter underskrives dokumentet kaldet "Hensigtserklæringen" af alle medarbejderne og ledere, og lederen affyrer en legetøjspistol for at visualisere og tydeliggøre afsættet mod det fælles mål. På den måde startes 3 måneder med intensivt arbejde med eks. "Nærværende ledelse".

Opfølgning - volume 2, april 2009: "Slip fortællingerne fri" går ud på, at alle medarbejdere fortæller de gode historier, vælger de bedste og drøfter og gennemgår dem med henblik på 3 ting.

1. I hvor høj grad stemmer den enkelte historie med de 6 KickStarttemaer?

2. Er der et billede / metafor der beskriver fortællingen? Eks "blomsten" om den gang en medarbejder fik en blomst af en borger for godt samarbejde.

3. I hvor høj grad ligger der en viden i fortællingen, der kan deles med andre i organisationen?

Alle personalegruppernes bedste fortællinger blev sendt til Tænketankens styregruppe og SektorMED, til kåring af de bedste historier og præmierering af dem med sammenlagt 30.000 kr., diplom og den store Vandrepokal: Ernaprisen (opkaldt efter Peter Larsens karakter Erna Iversen, som åbnede KickStarten i marts 2009).

Tanken er, at der fra den 1. oktober 2009 sendes gode historier rundt i organisationen, viden og metaforer for succesfulde oplevelser, som alle kan have glæde af.


Rent pædagogisk har der været gjort meget ud af internt at imødekomme kritik og frustration fra medarbejderne. Mange er blevet instrueret i ikke at gå i forsvar for TænkeTanken, hvis den møder kritik, men i stedet cirkulært at vende samtalen om og spørge: "hvilke erfaringer har du?", "hvis du har mange dårlige oplevelser med projekter, der ikke blev til noget, så er din viden vigtig, da vi måske så nu kan undgå at begå de samme fejl." osv.

Der følges tillige yderligere op, ud over Hensigtserklæringer og de gode fortællinger er alle arbejdsgruppernes aktivitetsforslag (efteråret 2008), der ikke med det samme blev i værksat, blevet samlet og bruges til opfølgningstiltag i efteråret 2009

Hvad har løsningen bidraget til?

Vi har knækket og vendt en opadgående kurve i sygefraværet og kan på Mellemlange sygemeldinger, mellem 4 og 14 dage se en nedgang på over 14% fra 1 til 3 kvartal 2008 til tilsvarende periode 2009. PÅ de korte og mellemlange sygdomsperioder ses der ligeledes en nedgang på ca. 5 %. Lokalt er sygefraværet lokalt faldet over 30%.

Medarbejdertilfredsheden er steget, særlig ift. emnerne: ledelse, trivsel og medinddragelse, ligesom der i hele organisationen er kommet langt mere opmærksomhed på samarbejde på tværs, arbejdsglæde og kommunikation.

Endelig er "kulturen" ændret sådan, så det nu er naturligt at spørge medarbejderne, når noget nyt sættes igang. Senest er alle 1700 medarbejdere igen blevet spurgt, da der skulle udarbejdes mål til et nyt aftalestyringskoncept. Målene skal jo i sidste ende nås gennem medarbejdere og lederes engagement og velvilje, så derfor er alle blevet spurgt fra starten om, hvilken vej skal vi gå....

< Forrige		Næste >